この問題の背景として、
- 専門知識のあるスタッフに、ウェブサイトの更新を依存している状況を変えたい。専門知識に乏しいスタッフでも更新できるようにしたい。
- さらに言えば、一部門で管理するのではなく、情報を管理している各部門で管理できるようにしたい。
- ブログのような手軽さで、タイムリー且つ迅速な情報発信を行いたい。
- イベントキャンペーンの開始日時・時刻が土日祝祭日や午前0時等といったケースで、システムの都合上、人的な対応が必要な状況下にある。
などがあげられます。
上記１～４の各課題について、ＣＭＳを導入することで、どのように解決できるのかを見てみましょう。
１．ＨＴＭＬ等の専門知識を必要としないコンテンツ制作が可能となる
「SiteManagerPlus」の管理画面では、Windowsのエクスプローラのように、ホームページ構成がツリー（階層）表示されます。 ホームページ構成が俯瞰的に見え、今どこを操作しているのかが一目でわかるので、仮に、ウェブサイトの規模が大きくなり、コンテンツが増えても、今、どこを、どのように変更しているのかを把握できます。
もちろん、現在、表示・非表示設定となっている箇所も一目瞭然ですので、管理画面で迷子になることも、イライラすることも少なくなります。
また、「SiteManagerPlus」は、全てウェブ上で操作が完結しますので、ホームページ作成のためのソフトは必要なく、且つ複雑な操作はありません。比較的簡単な操作手順で更新可能です。エレメントという機能（部品）を使って作成することで、専門的な知識は不要、デザインの統一感を損なうことなく更新できるシステムとなっているため、修正したらデザインが崩れた・・・なんてことはほとんどありません。
市販の一般的なホームページ制作支援ソフトでは汎用度が高すぎて、入力規則等の決め事を行っておかないと、やることがバラバラになってしまいます。たとえば勝手に文字を小さくしてしまったり、画像の配置も自由に行ってしまったりと、サイトの全体の統一感が損なわれます。
ＣＭＳの世界観を理解することで、統一感のあるサイトを、従来よりも短い時間で作成・更新することが可能になります。
業務を行っている各部署が直にコンテンツの作成や更新を行える環境を導入することで、わかりやすく速報性のある情報発信を実現し、合わせて運用管理の効率化もはかれます。
２．アクセス権限を設定し複数部門で管理する。
ＣＭＳの導入する以前であれば、まず現状でなんとか改善できないかと、市販されているソフトを検討したり、実際に使って試行錯誤することもあると思います。
一部門での管理から、各部門へ更新権限を渡すことになったとしても、Dreamweaverのようなホームページ作成支援ソフトを入れるだけで、１台あたり数万円がかかります。さらには操作説明等の指導教育費用そして時間を考慮すると、膨大な費用がかかってきます。さらには統一化されたウェブサイトを構築・維持するためには、共通の入力規則の徹底や、担当者のスキルも求められてきます。
ＣＭＳ導入前では、担当者によってページの質がバラバラで、できる人がいないと更新できない状況だったのが、ＣＭＳ導入後は、サイトのデザインも統一され、誰でもほぼ同じように更新できるようになることが多いのです。ワークフローの確立と標準化により、ＣＭＳ導入の効果が発揮されます。
業務を行っている各部署が直にコンテンツの作成や更新を行うことで、わかりやすく速報性のある情報発信を実現することができます。合わせて運用管理の効率化を図ることが可能です。それには利用目的に沿ったＣＭＳの導入により解決できます。
ただし、ＣＭＳを導入することで、専門的な知識が乏しい方でもできる反面、更新・管理作業を担当部署に渡していく場合、まずはじめに自分たちでコンテンツを作成するというスタッフの意識改革を行う必要が出てきます。全社をいかに巻き込めるかがたいへん重要になってきます。
機能面では、ユーザー毎、フォルダ毎のアクセス権限を設定できることにより、閲覧はできても更新はできない等細かな設定もできるため、担当外のページを誤って（勝手に）更新されてしまうということはありません。
各ユーザーの役割と権限を規定し、責任の所在を明確にさせたサイト運営が可能。作業の履歴管理機能も備えている。過去のサイト内容の履歴も保存していいますので、万一、不適切な内容が掲載されていたり、トラブルが発生したりなどの場合も迅速に対処できます。複雑化しているウェブサイトであっても、スムーズな情報管理を実践できます。
ＣＭＳ導入前では、担当者によってページの質がバラバラで、できる人がいないと更新できない状況だったのが、ＣＭＳ導入後は、サイトのデザインも統一され、誰でもほぼ同じように更新できるようになることが多いのです。ワークフローの確立と標準化により、ＣＭＳの導入の効果が発揮されます。
３．ブログのような操作性で、更新できるツール。
「SiteManagerPlus」は、ブログのような手軽さで更新できるツールです。
もちろん、コンテンツの一部を社長ブログのように利用することも可能です。
操作が簡単でなため、あとはどのような内容にするのか、コンテンツの内容に注力できます。
４．期間指定機能を利用し、指定した日時・期間で自動公開できる。
企業においては、イベント・キャンペーンの開始日時・時刻が、土日祝祭日や午前0時スタート等といったケースもあり、これを手作業で行うには、社内スタッフの誰かが、その時間に対応する必要があります。この問題は、ＣＭＳの標準機能である期間指定の機能で解決します。
キャンペーン用のコンテンツを事前に作成しておき、その際、公開日時・期間を指定しておきさえすれば、その日時を迎えると、自動的に公開されます。
これにより、休日や深夜に、その日時・時刻に出勤して対応したりするなどといったことはなくなるため、人的・精神的な負荷が軽減されます。
